第一章 总则

第一条 为做好我校学生档案管理工作，促使我校学生管理工作规范化、制度化，提高学生档案管理水平和服务效率，结合工作实际将学生档案的接收、转递和管理工作，特制定本工作管理办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，结合本校实际特制定本办法。   

    第三条 学生档案工作，由各系部档案管理室全面负责做好学生档案进校收集及在校期间的管理工作，并在学生处、招生就业处的共同支持下完成毕业生档案转递工作。  

    第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

 第二章 管理职责

    第五条 学生档案实行进校统一归口系部专人管理。

第六条 学生档案流动性强、利用率高、工作量大，因此应在系部配备一至二名专职或兼职人员负责学生档案管理工作。  

第七条 学生档案管理的职责  

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；  

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）办理其它有关学生档案事

第三章 档案的内容和分类

第八条 建立学生档案，应根据每个学生在校期间经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。  

第九条 学生档案的内容及其分类

第一类 毕业生登记表；

第二类 学生个人鉴定；  

第三类 鉴定、考核、考察材料；  

第四类 学生成绩卡（表）、毕业证书；  

第五类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料；

第六类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；  

第七类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）

第八类 高中档案：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、

体检表、党团组织材料。

第四章 毕业生档案的转递

     第十条 毕业生档案接收

（一）每年在毕业生离校后两周之内，各系部档案管理室将所有毕业生的档案资料整理完善严密包封，盖密封章及学院公章后移交给学生处审核，学生处审核无误移交招生就业处-就业指导中心，并提供相应档案的花名册和数据库。

（二）档案移交时，学院就业指导中心档案管理员对档案的数量对照花名册逐一清点、核对，经双方确认无误后签收。

（三）学院就业指导中心负责毕业生档案的接收和转递。若检查出现档案材料的漏装、误装等情况，退回系部重新整理，待档案材料齐全、无误后重新接收。

第十一条 毕业生档案转递要求

   （一）毕业生档案转递前请各系部将毕业生档案密封签章，档案按照电子版花名册顺序排序整理后，由专人送至学生处审核，并移交纸质档案清单2份和电子清单。

   （二）毕业生在离校前必须按规定填好档案寄送地址经系部和学生处审核后交学院就业指导中心。学院就业指导中心在接到学生处移交的档案后一周内通过机要或特快专递的形式寄发，同时，做好相关信息的存档、入库，以备查询。

   （三）毕业生档案转递具体情况如下：

1、已签约且用人单位有资质接收档案的将按照协议书上的档案转寄地址转寄档案。

2、升学、公务员、选调生和村官等的档案将按照调档函的详细要求邮寄档案。

3、办理人事代理及托管的毕业生档案将转递到重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心。

4、零星派遣的毕业生的档案转递：毕业生须持本人的《就业报到证》、毕业证和身份证到学院就业指导中心办理档案转递手续。委托别人办理转递手续的，代办人必须出示自己的身份证、委托人的《就业报到证》、身份证复印件和委托书，方能办理转递手续。

5、零星派遣的毕业生档案的转递时间一般安排在工作日的星期二到星期四下午2:00—5:00办理，节假日和其他时间不受理；如毕业生有紧急情况或者特殊要求，电话联系学院就业指导中心（023-68315179），预约办理时间。

6、因档案转寄地址不详、投递错误或其他原因退回来的毕业生档案，将由学院毕业生就业指导中心暂时保管，待转寄地址查清后将重新投递。两年之后，遗留在学校就业指导中心的档案将全部转递回原籍。

第十二条 档案转递工作要求

（一）任何人不得私自将毕业生档案带到公共场合和翻阅档案。

（二）用人单位对毕业生政审需要调阅档案，必须出示单位的介绍信，方可调阅。

                                  本管理制度自2017年8月31日起执行

                                      由学校就业指导中心负责解释。